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Datenschutzhinweise für Bewerber

Datenschutzhinweise für Bewerber gemäß Artikel 12 und 13 DSGVO

Stand: 15.11.2021

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. In Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten informieren wir Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess bei den Verbundunternehmen der Stadtwerke Potsdam.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess ist die Stadtwerke Potsdam GmbH, Steinstraße 104-106, Haus 14, 14480 Potsdam gemeinsam mit dem/den Verbundunternehmen, welche/s eine vakante Stelle besetzen möchte/n (Arbeitgeber) oder bei welchem/n Sie im Rahmen Ihrer Beschäftigung als Auszubildende/r eingesetzt werden.

Zu den Stadtwerke Potsdam Verbundunternehmen gehören:

  • Stadtwerke Potsdam GmbH (SWP), Steinstraße 104-106, Haus 14, 14480 Potsdam
  • Energie und Wasser Potsdam GmbH (EWP), Steinstraße 101, 14480 Potsdam
  • Netzgesellschaft Potsdam GmbH (NGP), Großbeerenstraße 231, Haus II, 14480 Potsdam
  • Kommunale Fuhrparkservice Potsdam GmbH (KFP), Großbeerenstraße 231, Haus II, 14480 Potsdam
  • Stadtbeleuchtung Potsdam GmbH (SBP), Großbeerenstraße 231, Haus II, 14480 Potsdam
  • Bäderlandschaft Potsdam GmbH (BLP), Steinstraße 104-106, Haus 14, 14480 Potsdam
  • ViP Verkehrsbetrieb Potsdam GmbH (ViP), Fritz-Zubeil-Straße 96, 14482 Potsdam
  • Stadtentsorgung Potsdam GmbH (STEP), Drewitzer Straße 47, 14478 Potsdam.

2. Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Thema Datenschutz im Bewerbungsprozess im SWP-Verbund können Sie sich jederzeit an unser Datenschutzteam wenden:

  • per E-Mail: datenschutz@swp-potsdam.de
  • per Post:
    Datenschutzbeauftragter
    Dr. Martin Schmidt
    Stadtwerke Potsdam GmbH
    Steinstraße 104-106, Haus 14
    14480 Potsdam

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir speichern und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Kontaktdaten, Lebenslauf, Berufserfahrung sowie Kenntnisse und Fähigkeiten) zum Zweck der Durchführung und Abwicklung Ihres Bewerbungsverfahrens. Wir bitten Sie, auf das Übermitteln personenbezogener Daten, die wir für den Bewerbungsprozess nicht benötigen, zu verzichten, insbesondere dann, wenn es sich um sensible Daten handelt.

Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO i. V. m. Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG-neu.

4. Empfänger

Die Verbundunternehmen der Stadtwerke Potsdam haben eine zentrale Personalabteilung in der Konzernmutter Stadtwerke Potsdam GmbH. Diese verarbeitet zweckgebunden gemeinsam und teilweise im Auftrag mit dem jeweiligen Verbundunternehmen Ihre Bewerberdaten gemäß Art. 26 und Art. 28 DSGVO.

Beispiele der konzerninternen Datenweitergabe sind:

a) Bewerbung auf eine Stelle im SWP-Verbund

Bewerben Sie sich auf eine vakante Position bei der SWP GmbH, so verarbeitet diese Ihre Daten selbstständig. Bewerben Sie sich auf eine vakante Position bei einem der SWP-Verbundunternehmen, leitet die zentrale Personalabteilung Ihre Bewerbung an das Verbundunternehmen, welches die vakante Position ausgeschrieben hat, weiter.

b) Bewerbung als Auszubildende/r oder als duale/r Student/in

Bewerben Sie sich auf eine Ausbildungsstelle oder ein duales Studium, so werden Ihre Bewerbungsunterlagen auch an die entsprechende/n Fachabteilungen in den Verbundunternehmen weitergeleitet, von welchen Sie im Rahmen Ihrer Ausbildung/Ihres Studiums ausgebildet werden.

c) Bewerbung als Praktikant/in, Werkstudent/in, Aushilfe

Bewerben Sie sich als Praktikant/in/Werkstudent/in/Aushilfe im SWP-Verbund und geben kein explizites Wunschunternehmen an, so werden Ihre Bewerbungsunterlagen auch an geeignete Fachabteilungen in den Verbundunternehmen weitergeleitet.

d) Initiativbewerbungen

Bewerben Sie sich initiativ im SWP-Verbund und geben kein explizites Wunschunternehmen an, so werden Ihre Bewerbungsunterlagen auch an geeignete Fachabteilungen in den Verbundunternehmen weitergeleitet.

Hat ein anderer Fachbereich oder ein weiteres Verbundunternehmen als der/das, bei welchem Sie sich beworben haben, eine vakante Position ausgeschrieben, für die Sie geeignet wären und haben Sie in die Datenweitergabe eingewilligt, leitet die SWP Ihre Bewerbungsunterlagen an diesen/dieses weiter (Rechtgrundlage der Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.).

Für die Erbringung bestimmter Leistungen
(z. B. Software) bedienen wir uns externer Dienstleister. Diese agieren weisungsgebunden und erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugriff auf Ihre Daten, die für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist. Die Datenverarbeitung haben wir gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich abgesichert.

Eine weitere Datenweitergabe betrifft die Fälle, in denen der Gesetzgeber diese verlangt oder vorsieht (Rechtgrundlage der Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.).

5. Dauer der Datenspeicherung / Datenlöschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten mit Erhalt Ihrer Bewerbung. Haben Sie uns Ihre Bewerbung postalisch zugesandt, so vernichten wir diese umgehend nach der Digitalisierung, sofern Sie uns nicht um Rücksendung gebeten und Ihrer Bewerbung einen Freiumschlag beigefügt haben.

Im Übrigen gelten folgende Aufbewahrungsfristen für die eingereichten Unterlagen:

Vorgang Löschfrist bei Bewerbung per Post bzw. per E-Mail Löschfrist bei Bewerbung per Managementsoftware
Bewerbung abgelehnt 6 Monate 6 Monate; Befindet sich keine weitere Bewerbung für eines unserer Verbundunternehmen zu diesem Zeitpunkt in Ihrem Nutzerkonto, so wird Ihr Nutzerkonto ebenfalls gelöscht.
Einwilligungserklärung für die Aufnahme in Talentpool 12 Monate 12 Monate
Befindet sich keine weitere Bewerbung für eines unserer Verbundunternehmen zu diesem Zeitpunkt in Ihrem Nutzerkonto, so wird Ihr Nutzerkonto ebenfalls gelöscht.
Rücknahme der Bewerbung jederzeit mit sofortiger Löschung jederzeit mit sofortiger Löschung;
Ihre Nutzerkonto-Profildaten bleiben dabei erhalten
Löschung des Nutzerkontos nicht zutreffend jederzeit mit sofortiger Wirkung;
Bei diesem Vorgang werden auch alle Ihre Bewerbungen gelöscht. Bei noch laufenden Bewerbungsverfahren führt das Löschung zudem zu einer Zurückziehung Ihrer Bewerbung.

6. Ihre Rechte als Betroffener

Ihnen steht jederzeit das Recht zu, eine Übersicht bzw. Auskunft der über Ihre Person gespeicherten Daten zu verlangen. Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften nicht möglich sein (z. B. aufgrund von Aufbewahrungspflichten nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung), werden die Daten gesperrt, so dass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten außerdem einschränken lassen, wenn z. B. die Richtigkeit der Daten von Ihrer Seite angezweifelt wird. Ihnen steht das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h., dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.

Widerrufsrecht einer Einwilligung

Sofern die Erhebung oder Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt im Falle des Widerrufs unberührt.

Sie haben auch das Recht sich bei der für die Stadtwerke Potsdam GmbH zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Dagmar Hartge, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow. Sie können sich auch an die Datenschutzbehörde an Ihrem Wohnort wenden, die Ihr Anliegen dann an die zuständige Behörde weiterleiten wird.

Informationen zum Bewerbermanagementsystem softgarden

Für das Bewerbermanagement nutzen nachfolgend genannte Verbundunternehmen der Stadtwerke Potsdam

  • Stadtwerke Potsdam GmbH,
  • ViP Verkehrsbetrieb Potsdam GmbH,
  • Stadtentsorgung Potsdam GmbH,
  • Bäderlandschaft Potsdam GmbH,

(nachfolgend auch „Verbundunternehmen“ oder „wir“) ein Bewerbermanagementsystem (nachfolgend auch „System“) der softgarden e-recruiting GmbH, Tauentzienstraße 14,10789 Berlin.

1. Nutzerkonto

Mit Absendung Ihrer Bewerbung auf unserer Webseite „Karriere Board“ wird ein administratives Nutzerkonto (nachfolgend auch „Nutzerkonto“) in unserem Karriereportal angelegt. Sofern Sie für Ihr Nutzerkonto ein Passwort einrichten, können Sie jederzeit auf Ihre Bewerbungsdaten zugreifen. Die Anfrage dazu erhalten Sie per E-Mail zusammen mit der Eingangsbestätigung Ihrer Bewerbung nach Absenden Ihrer Bewerbung.

Senden Sie uns Ihre Bewerbung postalisch und haben eine E-Mail-Adresse angegeben, so stellen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in das Bewerbermanagementsystem ein. Im Anschluss erhalten Sie eine E-Mail mit der Eingangsbestätigung Ihrer Bewerbung sowie Informationen zu Ihrem administrativen Bewerber-Konto und der Aufforderung dafür ein Passwort zu vergeben. Ihre schriftlichen Bewerbungsunterlagen vernichten wir nach der Digitalisierung, sofern Sie nicht um Rücksendung gebeten und Ihrer Bewerbung ein Freiumschlag beigefügt haben.

2. Funktionen und Vertraulichkeit Ihres Nutzerkontos

In Ihrem Nutzerkonto haben Sie die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen, Stammdaten zu ändern, oder Unterlagen nachträglich hinzuzufügen. Zudem können Sie sich darin auch auf weitere vakante Stellen der Verbundunternehmen Stadtwerke Potsdam bewerben. Für die Vertraulichkeit Ihrer Zugangsdaten und Ihres Passworts sind Sie allein verantwortlich. Sie dürfen diese Daten keinesfalls an Dritte weitergeben.

Sollten Sie den Verdacht haben, dass eine Verletzung der Vertraulichkeit, Sicherheit und Integrität Ihres Passwortes, den personenbezogenen Daten oder anderweitigen Informationen vorliegt, kontaktieren Sie bitte unverzüglich unsere Personalabteilung unter der E-Mail-Adresse bewerbungen@swp-potsdam.de.

3. Datensicherheit und technische Hinweise

Wir und unser Dienstleister Softgarden wenden technische und organisatorische Maßnahmen an, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbefugten Zugriff zu schützen.

Aus der Verwendung von Links zu Webseiten anderer Unternehmen und sonstiger Dritter ergibt sich für die Verbundunternehmen keinerlei Haftung oder Garantie für den Datenschutz oder die Inhalte derartiger Websites. Die Verantwortung dafür verbleibt bei dem Betreiber der jeweiligen Website.