Arbeite für die Stadt, die du liebst

Die erfreuliche Entwicklung Potsdams stellt auch die Verkehrsbetrieb Potsdam GmbH (ViP) vor Herausforderungen. Wir machen uns daher bereits heute Gedanken, wie die Mobilität in zehn oder zwanzig Jahren organisiert sein muss, wir werden aber auch kurzfristig aktiv, um auf die aktuelle Stadtentwicklung und die gestiegenen Fahrgastzahlen zu reagieren.

In dieser anspruchsvollen Position bilden Sie im Team die zentrale Schnittstelle der Geschäftsführung zu allen Bereichen unseres Unternehmens und den Geschäftspartnern aus Politik und Wirtschaft. Neben den allgemeinen Office-Management-Aufgaben unterstützen Sie unser Geschäftsleitungsteam bei der Erfüllung ihrer strategischen und operativen Aufgaben.

Assistent (m/w/d) der Geschäftsführung

Hauptaufgaben:

Management und Terminkoordination:

Sie unterstützen die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und sind eingebunden in strategische und operative Herausforderungen. Dabei verantworten Sie die frist- und termingerechte Nachhaltung von Aufgaben und Terminen im gesamten Geschäftsführungsbereich.

Dokumentation:

Sie bereiten Sitzungen/Tagungen vor, nehmen an Besprechungen teil und verantworten die Protokollierung der Sitzungsergebnissen. Weiterhin bereiten Sie wirtschaftliche/ technische Kennzahlen und Eckdaten auf, Sie übernehmen die Analyse derer und bereiten Schlussfolgerungsvorschlägen vor.

Projektarbeit und Kommunikation:

Zu den weiteren Aufgaben gehören die Mitarbeit und Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Überwachung von komplexen Projektthemen. Sie führen eine aktive Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen sowie externen Partnern

Assistenztätigkeiten:

Mit Ihrer proaktiven Art bearbeiten Sie Sonderaufgaben in wechselnden Themenbereichen und übernehmen die selbstständige Abwicklung von Sekretariatsaufgaben im Team. Im Fokus liegen hier die Korrespondenz, das Terminmanagement, das Reisemanagement und die Betreuung von Besuchern.

Sonderaufgaben

Sie übernehmen administrative Aufgaben, zum Beispiel für unser Fahrschulbildungszentrum

Notwendige Kernkompetenzen:

• Aufgaben des klassischen Sekretariats, wie Ablagen und Dokumentation, Posteingang- und Postausgang (spez. Geschäftsführung)
• Übernahme von Aufgaben zur notwendigen Entlastung der Geschäftsführung im Tagesablauf
• Kommunikation und Weitergabe von relevanten Informationen an die entsprechenden Fachbereiche, Geschäftspartner, Behörden sowie das selbständige Nachhalten dieser
• Erledigung der anfallenden Korrespondenz
• Präsentationstechniken
• Koordination und Mitwirkung an der Organisation von Events und Besprechungen

Notwendige Qualifikationen:

• Kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung auf Leitungsebene als Referent, Assistent oder Sekr.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• SAP-Kenntnisse
• verbindliche und stilsichere Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in deutscher Sprache
• Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• Zukunftssicheren Arbeitsplatz
• Persönlicher Fahrausweis
• Bezuschussung bei Nutzung des Firmentickets
• Kostenfreie Nutzung der Schwimmbäder der Stadt

Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen mit Behinderung. Gern nehmen wir auch Bewerbungen in anonymisierter Form entgegen.

Datenschutz ist uns sehr wichtig. Unsere näheren Informationen dazu stehen Ihnen unter www.swp-potsdam.de/bewerbung-datenschutzhinweise zur Verfügung.